Instantní návod na organizaci kongresu

Krok jedna

Před tím, než začnete splašeně a neorganizovaně pobíhat od jedné záležitosti ke druhé, si v klidu sedněte a připravte si plán, ve kterém si zodpovíte základní otázky o tom, co, kdy a jak je nutné zařídit. Vše si pečlivě zapište, ať už na papír, či elektronicky. Důležité je začít plánovat s dostatečným předstihem.

Krok dva

Hledejte odpovědi na otázky, které si nutně musíte položit. Mezi tyto otázky patří otázka, kdy má akce proběhnout, kde má proběhnout, na jaké téma se bude soustředit, jaký program má mít, kdo zde vystoupí, co dalšího se zde bude dít, jak dlouho má trvat, bude se z akce pořizovat písemný či obrazový záznam, bude potřeba účastníky někde ubytovat, zajistit pro ně občerstvení, zábavnou či společenskou část, odpočinek a prostor pro něho, jak a kde budeme informovat o konání akce, co od akce očekáváme, kdy vše zařídit a další. Nezapomeňte na důležitou věc, kterou je financování akce, zda bude financování probíhat z vlastních zdrojů, či ze sponzoringu.

Krok tři

Již známe odpovědi na otázky týkající se akce a nyní je potřeba vše dát do souvislosti s časem, kdy co udělat. Nejprve samozřejmě musíme zajistit místo konání kongresu, financování, ubytovací kapacity pro účastníky a zajistit účast osob, které mají na kongresu vystoupit.

Krok čtyři

Zajistíme písemnou podobu místa a času konání, programu a další tiskoviny, které budou použity, jako informační letáčky a plakáty.

Krok pět

Zajistíme osoby, které pořídí záznam z akce, jako jsou fotografové a kameramani. Nesmíme zapomenout na catering a obsluhující personál. Samozřejmostí je dostatečné množství sociálního zázemí pro vystupující i návštěvníky. Nesmíme zapomenout zajistit úklid po akci.

Krok šest

Projdeme si plán a vše, co je již hotovo, si odškrtneme. Ve vhodný, předem plánovaný čas zajistíme vše fyzicky a vše zkontrolujeme.

Krok sedm

Užijeme si akci.

Krok osm

Zkontrolujeme úklid po akci a vše prezentujeme mediálně, abychom z akce vytěžili maximum.